Как превратить дом в офис - полезные советы и идеи

Некоторые из нас работают из дома время от времени, но для многих работа дома может стать подобной открытию нового мира. Это может быть неожиданным, может длиться продолжительный промежуток времени, а не день - тут, день - там, и в текущих обстоятельствах вся компания может находиться в одинаковом положении. Замена ежедневной офисной жизни на работу и общение в режиме online является испытанием не только в виду отсутствия необходимых технических средств, но и в виду сложностей, с которыми сталкиваются как рабочие группы, так и отдельные работники.
Мы хотели бы предложить вам несколько советов, как улучшить ситуацию, а также детально рассмотреть в долгосрочной перспективе эту интересную, пусть пока и не совсем известную вещь под названием "удаленная работа".

РАБОТА ИЗ ДОМА ИЛИ УДАЛЕННАЯ РАБОТА?

Работа из дома, как можно догадаться по названию, означает работу в четырех стенах вашего дома, т.е. в вашем домашнем офисе, в то время как удаленная работа является более широким понятием. Оно означает перемещение с вашего места работы, предоставленного вашим работодателем, т.е. из офиса, в ваш дом, вашу любимую кофейню, пространство для совместной работы или даже библиотеку. Эти два толкования иногда становятся размытыми, но как бы это явление ни называлось, совершенно ясно, что оно относится к офисным работникам, если сравнивать их с работниками других профессий. Как-никак, ветеринарный врач, кассир или няня не могут выполнять свои обязанности из дома. Возможность работать из дома, как правило, остается просто мечтой даже для многих офисных сотрудников.
В нашем отчете об анализе Next Office 1 мы помогаем нашим клиентам проанализировать их рабочее место и принципы организации работы. Мы проанализировали более 200 офисов по всей Европе и увидели, что по оценке работников 15% времени они работают за пределами офиса. Согласно данным Евростата2 в 2017 году процент работников в возрасте от 15 до 64 лет, обычно работающих из дома, в Европейском Союзе (ЕС) составил 5,0%. Процент занятых людей в ЕС, время от времени работающих из дома, стабильно рос из года в год и увеличился с 7,7% в 2008 году до 9,6% в 2017 году, несмотря на то, что в 2017 году цифра немного снизилась по сравнению с 2016 годом (9,8%).

НЕСКОЛЬКО ПОЛЕЗНЫХ СОВЕТОВ

ДЛЯ РАБОТАЮЩИХ ИНДИВИДУАЛЬНО

Люди все чаще работают из дома, поэтому четкого начала и окончания рабочего дня у них нет. Из-за отсутствия установленного графика (который в противном случае задается необходимостью добираться до работы и обратно) день может показаться бесконечным и бесформенным. Вы должны приложить усилия, чтобы следовать вашему ежедневному распорядку.
Когда вы работаете дома, вы должны сидеть с прямой спиной, выполнять упражнения и растяжку для вашего тела, делать регулярные перерывы вдали от рабочего стола и стараться выходить на солнечный свет. Рекомендуется выходить на балкон или в сад, стоять у окна или прогуливаться вокруг дома или в близлежащем парке (по возможности). Солнечный свет играет важную роль в регулировании наших циркадных ритмов (биологических часов), позволяя нам различать разные части суток.
Кроме выполнения предыдущего пункта, вам необходимо также делать дома упражнения. Существует много типов упражнений, которые вы можете выполнять дома, используя вес собственного тела или минимальный инвентарь, который имеется в каждом доме. Есть специальные YouTube-каналы, сайты и приложения для тренировок, из которых вы можете выбрать то, что лучше вам подходит. Движение - это важная ежедневная потребность; оно не только улучшает настроение, но и повышает работоспособность. Из вашего дня исчезает даже самая базовая физическая активность, если вы больше не бежите за автобусом и не идете пешком от остановки до офиса.
Проанализируйте, в какое время дня вы наиболее сконцентрированы. Вам необходимо определить этот промежуток времени и найти место, где вы будете выполнять задачи, требующие повышенного внимания. Очень полезным в этом случае будет переключение мобильного телефона в беззвучный режим или режим полета. Вы можете даже отметить эти промежутки времени в календаре, чтобы ваши коллеги могли видеть, что вы заняты.
Выделите время для себя. Даже 5-10 минут может быть достаточно. Вы должны делать то, что приносит вам счастье и поднимает настроение. Вы можете даже использовать это в качестве награды за выполненную задачу.

ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Руководитель должен знать своих сотрудников и понимать, какие задачи можно выполнять из дома в той или иной должности.
Построить доверие между работником и работодателем очень важно, но это доверие не возникает магическим образом. Вы можете доверять кому-либо только в том случае, если вы знаете, что этот человек делает, какие типы задач включает в себя его работа, какие у него сроки выполнения, какими умениями он обладает, насколько вероятно, что он сорвет сроки, и насколько просто или тяжело ему просить помощи. Узнав все это, вы узнаете человека.
Будучи руководителем, вы должны понимать, что работа из дома - это не преимущество. Работа из дома - это возможность. Возможность выполнять ту же работу с той же производительностью, но в другом месте. Мы все знаем, что для некоторых сотрудников сложно работать непрерывно, даже в офисе. Нам жаль говорить вам об этом, но в данной ситуации эффективность зависит не от места, а от вашей мотивации.
Используйте технические средства обдуманно. Сейчас наступили времена, когда электронной почты, видеоконференций и телефонных звонков кажется недостаточно или наоборот в избытке. Как упоминалось ранее, вы должны выстроить доверительные отношения со своей командой и помнить о том, что используемые технические средства должны также способствовать этому. Вместо того, чтобы контролировать каждую мелочь, вы можете использовать одно из множества онлайн-приложений для контроля за выполнением задач, процессов, проектов, которые могут заменить бесконечные электронные письма, сообщения и звонки.
В данной ситуации управление требует дополнительного времени и повышенной отдачи. Продумывайте действия наперед и регулярно проводите конструктивные видеоконференции с вашей командой, чтобы не отставать от намеченных планов и основных показателей производительности.
Возможно, ваша команда работает из дома в первый раз. Многие вещи являются новыми для них, и не все работает должным образом; это может вызывать стресс. В этой непривычной ситуации вашей команде поможет терпение.

КОГДА ВАШ ДОМ ПРЕВРАЩАЕТСЯ В ОФИС

Как создать офис дома - это не простой вопрос, даже если работа из дома планировалась заранее. Не говоря уже о ситуации, когда вам приходится переходить на работу из дома неожиданно, уже на следующий день и на неопределенный срок (если рассматривать текущие обстоятельства). Компания Kinnarps верит в создание эргономичных рабочих мест, следуя принципам проектирования пространств с учетом функциональности и видов деятельности. Дома это играет такую же важную роль, как и в офисе.

1.

Создание достаточного места. Здоровье и хорошее самочувствие, на которые нужно обращать особе внимание в текущей ситуации, являются основой продуктивной работы. Пространство может считаться эргономичным, если оно соответствует функциональным потребностям человека (в данном случае работника), находящегося в нем. Вы должны сделать все возможное, чтобы создать специально отведенные индивидуализированные рабочие зоны, так как это очень важно для продуктивности. В течение десятилетий компания Kinnarps работала над созданием продукции, которая в высшей степени будет удовлетворять требования эргономики. Будь то стол с регулируемой высотой, рабочее кресло или акустические решения, эти продукты одинаково важны как для работы дома, так и для офисных помещений.

2.

Учитывая выгоду и пользу для здоровья от использования естественного освещения, вам необходимо установить рабочий стол как можно ближе к окну. Если вам не хватает витамина D, вы хотите лучше спать и более эффективно работать, или просто уменьшить неблагоприятное влияние искусственного освещения на ваш организм, вы можете без лишних раздумий установить ваш рабочий стол рядом с окном.

3.

Цвета тоже влияют на ваши эмоции и настроение. В различных помещениях, например, в офисе, даже если он находится у вас дома, хорошо подобранные цвета могут оказать значительное влияние на самочувствие и продуктивность людей, находящихся там. Серые, бежевые или белые рабочие зоны могут вызвать депрессию, но в то же время светлые цвета могут усиливать мотивацию. Как правило, считается, что зеленый цвет успокаивает, синий повышает производительность, красный улучшает внимание, а желтый способствует творчеству. Дома мы тоже должны окружать себя цветами и растениями, очищающими воздух и делающими нас более уравновешенными.

4.

Шум - это естественная часть работы, но повышенный уровень шума может снижать продуктивность. Шум влияет на концентрацию внимания, уровень стресса и способность мыслить творчески. Раздражение и отвлечение внимания могут привести к фрустрации, которая ухудшает самочувствие и снижает продуктивность. Улучшить ситуацию могут успокаивающие звуки и музыка, поэтому рекомендуется использовать их и при работе дома. Улучшить акустику помещения можно с помощью нескольких маленьких хитростей. Вы можете превратить свою комнату в зону с хорошей акустикой, правильно разместив ковер, портьеры, подушки, книжные полки и растения.